Diese Erklärung betrifft die Datenverarbeitung im internen Refeed-System (system.refeed-gmbh.de), über das Touren, Lieferscheine, Personalverwaltung und Kunden-/Ladeort-Zugänge abgewickelt werden.
1. Verantwortlicher
Refeed GmbH, Borkener Str. 3, 46354 Südlohn, info@refeed-gmbh.de
2. Wer nutzt dieses System
Der Zugang ist nicht öffentlich, sondern wird von Refeed GmbH gezielt vergeben an: Mitarbeiter (Büro, Fahrer), Ansprechpartner bei Kunden sowie Ansprechpartner bei Ladeorten (Lieferanten/Abholstellen). Jede Person sieht ausschließlich die für sie vorgesehenen Daten.
3. Welche Daten verarbeitet werden
Mitarbeiter/Fahrer:
Name, Kontaktdaten, Zugangsdaten (Benutzername/PIN bzw. E-Mail/Passwort), Zeitpunkte von An- und Abmeldung (für die Arbeitszeit-/Stundenkonto-Erfassung), Urlaubsdaten, Schulungs- und Reinigungsnachweise (inkl. hochgeladener Nachweis-Dokumente), zugeordnetes Fahrzeug.
Kunden- und Ladeort-Kontakte:
Name, Kontaktdaten, Zugangsdaten für das jeweilige Portal, sowie die für sie sichtbaren Touren-/Lieferdaten (Menge, Datum, Uhrzeit, Produkt).
Lieferschein-Daten allgemein:
Mengen, Zeiten, Fahrzeugkennzeichen, Fotos zum jeweiligen Lieferschein.
4. Zweck und Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung dient der Abwicklung und Dokumentation von Touren, der Rechnungsstellung, der Arbeitszeit- und Lohnabrechnung sowie der Erfüllung gesetzlicher Nachweispflichten (u. a. GMP+). Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrags-/Arbeitsvertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Dokumentation und Abrechnung), bei gesetzlichen Pflichten Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
5. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Zugriff innerhalb des Systems erhalten nur Personen mit passender Berechtigung. Die technische Infrastruktur (Server, Datenbank, Datei-Speicher) wird betrieben bei Hetzner Online GmbH; der E-Mail-Versand läuft über [E-Mail-Anbieter, z. B. Strato]. Mit beiden besteht bzw. muss ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO bestehen.
6. Speicherdauer
Daten werden so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Zweck sowie zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (insb. handels- und steuerrechtlich) erforderlich ist.
7. Cookies
Es wird ausschließlich ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie zur Anmeldung verwendet, kein Tracking, keine Marketing-Cookies.
8. Rechte der betroffenen Personen
Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch nach Art. 15-21 DSGVO, sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Anfragen bitte an info@refeed-gmbh.de.
Diese Seite ist ein Entwurf und noch nicht anwaltlich geprüft. Insbesondere die Angaben zu Auftragsverarbeitern (Punkt 5) sollten vor Veröffentlichung final geprüft und ergänzt werden.
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